Bên cạnh CV, thư xin việc cũng có vai trò quan trọng trong việc giúp các bạn ứng viên tạo được những ấn tượng riêng đối với nhà tuyền dụng. Một lá thư xin việc hấp dẫn là một lá thư có thể thu hút được nhà tuyển dụng xem cv của bạn. Ngược lại nếu lá thư xin việc của bạn mắc lỗi, cơ hội để bạn nhận được lời mời đi phỏng vấn sẽ trở nên vô cùng mong manh.
Bạn nên tránh những lỗi dưới đây khi viết thư để mang lại hiệu quả cao nhất
Gửi cv mà không đính kèm thư xin việc.
Có thể sẽ có những nhà tuyển dụng không đọc hay không quá coi trọng thư xin việc . Và bạn nghĩ rằng dù sao đi nữa nhà tuyển dụng cũng đã nhận đủ mọi thông tin, chẳng hạn như tên hay số điện thoại của bạn qua máy fax .Nhưng bạn không thể biết liệu họ có đọc và đánh giá bạn thông qua thư xin việc hay không vì vậy gửi kèm thư xin việc là điều bạn nên làm.
Không rõ tên người nhận.
Gửi thư cho nhà tuyển dụng mà bạn chỉ đề chung chung như “chào anh/chị, kính gửi quý công ty..” Hay “dear sir or madam, to whom it may concern…” sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy bạn không quan tâm đến công việc đủ để tìm ra tên người sẽ tiếp nhận bạn vào làm.
Mặc dù việc tìm ra tên người tuyển dụng bạn không phải lúc nào cũng dễ dàng nhưng bạn hãy thử hết mọi cách có thể. Thông thường cách đơn giản nhất là bạn gọi điện đến công ty và hỏi tên người tuyển dụng cho vị trí đã được đưa ra. Ngoài ra bạn có thể tìm trên mạng, hỏi trang web việc làm đăng thông báo tuyển dụng hoặc nếu bạn quen một ai đó trong công ty tuyển dụng, hãy hỏi họ.
Tuy nhiên, khá nhiều ứng viên đã bị “out” từ vòng gửi xe chỉ vì viết nhầm giới tính của người tuyển dụng. Ví dụ như “gửi chị Ngọc” trong khi thực tế là “anh Ngọc”. Ngay cả khi gọi điện lên công ty cũng không tìm được người phụ trách vì “ở đây chỉ có anh Hồng ” khiến nhiều người rơi vào tình huống dở khóc dở cười.
Trong tình huống xấu nhất, bạn có thể mở đầu bức thư bằng cách viết “kính gửi ông/ bà (anh/chị) phụ trách tuyển dụng cho vị trí “.
Nói với nhà tuyển dụng về những gì công ty có thể làm cho bạn thay vì những gì bạn có thể làm cho công ty.
Hầu hết các bạn mới ra trường và những người không có kinh nghiệm mắc phải lỗi phổ biến này. Với hầu hết mọi trường hợp, các nhà tuyển dụng làm kinh doanh để kiếm lợi nhuận. Họ muốn biết bạn có thể làm gì cho sự phát triển của công ty chứ không phải những gì họ có thể làm để thực hiện những giấc mơ nghề nghiệp của bạn. Bạn hãy cho nhà tuyển dụng biết bạn có thể đáp ứng được nhu cầu của họ như thế nào và bạn sẽ đóng góp cho công ty ra sao.
Luôn ở thế bị động.
Một trong những nguyên tắc khi bạn gửi hồ sơ online là luôn duy trì liên lạc với nhà tuyển dụng. Có rất nhiều lá thư xin việc kết thúc bằng câu “tôi mong sớm nhận được hồi âm của ông/bà”. Nhưng để hiệu quả hơn, các bạn ứng viên nên đề nghị nhà tuyển dụng dành cho mình một buổi phỏng vấn và hứa việc tiếp theo sẽ làm là liên lạc với nhà tuyển dụng bằng một cuộc điện thoại. . Viết thư hoặc gọi điện đến nhà tuyển dụng không chỉ là để khẳng định họ đã nhận được hồ sơ của bạn hay chưa, mà quan trọng hơn đó là cách bạn tái khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn rất quan tâm đến vị trí mà họ đang cần. Hãy đề nghị nhà tuyển dụng một cách rõ ràng, cho nhà tuyển dụng biết thời gian cụ thể mà bạn sẽ liên lạc. Đừng lo lắng rằng bạn đang làm phiền nhà tuyển dụng. Thực tế không có mấy nhà tuyển dụng nghĩ rằng đó là một phiền phức.
Tẻ nhạt.
Đừng lãng phí đoạn đầu tiên trong thư của bạn bằng cách viết một đoạn giới thiệu tẻ nhạt. Hãy sử dụng đoạn đầu tiên để thu hút nhà tuyển dụng bằng cách nói với nhà tuyển dụng tại sao bạn viết lá thư xin việc này và tóm tắt những lý do chứng minh tại sao bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng, nói rõ hơn về những phẩm chất của bạn ở những đoạn sau. Nhiều bạn ứng viên thường có xu hướng sử dụng thư xin việc để thuật lại cuộc đời hay sự nghiệp của mình. Đây rõ ràng không phải là nhiệm vụ của một lá thư xin việc. Thư xin việc là công cụ để marketing giúp bạn thể hiện được những phẩm chất, năng lực phù hợp với công việc. Vì vậy lá thư xin việc của bạn nên trả lời câu hỏi mà nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu “ tại sao tôi nên thuê bạn?”.
Công thức
Hãy sử dụng ngôn ngữ và cấu trúc câu đơn giản, xóa những từ ngữ không cần thiết trong lá thư Đừng sử dụng nhưng câu nói theo khuôn mẫu như “như ông /bà có thể thấy trong cv đính kèm” hoặc “hãy xem trong cv đính kèm”. Nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy cv của bạn đã được đính kèm vì vậy họ không cần bạn phải nói cho họ điều đó. Bạn nên tránh sử dụng những cụm từ như “tôi cảm thấy” và “tôi tin rằng” vì nhà tuyển dụng sẽ không cảm nhận được sự tự tin và quyết tâm của bạn. Nếu muốn bạn nên sử dụng các cụm từ như “tôi tự tin (i am confident)”, “tôi tin chắc rằng (i am convinced)” hoặc “ tôi khẳng định (i am positive)”. Hãy cố gắng viết một bức thư để nhà tuyển dụng có thể hiểu về bạn rõ hơn.
Lỗi chính tả, trình bày
Cẩn thận với những lỗi ngôn ngữ khi bạn gõ thông tin trực tiếp trên các mẫu CV online . Sai chính tả, sai ngữ pháp là một trong những lỗi nhà tuyển dụng thường gặp nhất đối với các ứng viên. Chính vì thế, hãy thận trọng và kiểm tra kỹ càng những gì bạn viết trước khi gửi đi, nếu không bạn sẽ bị mất điểm vì những sai lầm không đáng có trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy cố gắng viết thư xin việc của bạn ngắn gọn nhất có thể. Không bao giờ viết quá một trang. Bạn nên chia bức thư thành 4 hoặc 5 đoạn với độ dài mỗi đoạn khoảng 3 câu.
Nhắc lại thông tin trong CV.
Bạn có thể sử dụng thư xin việc để nhấn mạnh những khía cạnh đã viết trong cv để chứng minh rằng bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng nhưng chỉ ngắn gọn thôi. Tránh viết quá lan man và kể cả câu chuyện dài về cuộc đời/ sự nghiệp của bạn.
Bạn có thể xem thêm các bài có liên quan:
